نحوه مدیریت ریسک در پروژه ها

آنچه که باید در مورد مدیریت ریسک بدانید

از آنجایی که بسیاری از افراد با مدیریت ریسک و معنای آن آشنایی ندارند، در ابتدا باید به خوبی با این امر آشنا شوند و سپس در مورد راهکارهای آن اطلاعاتی داشته باشند. مدیریت ریسک یکی از فرایندهای شناسایی می باشد، در واقع یکی از مهمترین پاسخ های است که به عوامل خطرساز داده می شود و به خوبی آنها را تحلیل می کند.

در بسیاری از پروژه هایی که در حال انجام می باشند، امکان دارد که افراد با مشکلاتی مواجه شوند و به خوبی نتوانند تصمیم بگیرند، در این مورد باید پاسخ ها و تحلیل های مناسبی را برای مشکل به وجود آمده در ذهن خود ترسیم کنند تا به خوبی بتوانند آن مشکل را حل نمایند. اگر مدیریت کردن ریسک به خوبی انجام شود وقایع آینده هم به خوبی و درستی کنترل می گردد. 

آنچه که باید در مورد مدیریت ریسک بدانید

مدیریت ریسک یکی از مهمترین عملکردهایی می باشد که هر فردی، که پروژه مهمی را در دست دارد باید به خوبی بتواند این ویژگی را در خود تقویت کند. در واقع باید بدانید که مدیریت کردن ریسک نه تنها احتمال به وجود آمدن خطرات را کاهی می دهد، بلکه دامنه تاثیری که آنها می خواهند بر روی پروژه بگذارند را هم کاهش می دهد.

سیستم های مدیریت بسیار پیشرفته می باشد و به خوبی می تواند ریسک ها و کیفیت آنها را مشخص کند، همچنین تاثیراتی را که بر روی یک پروژه می گذارد را به خوبی بررسی می کند و از آنها جلوگیری می نماید. پذیرش نمودن و یا پذیرش نکردن ریسک ها اصولا به تحمل و ظرفیت مدیر پروژه بستگی زیادی دارد، اگر مدیر به خوبی بتواند ریسک ها را شناسایی کند و برای هر یک از آنها پاسخ مناسبی ارائه دهد به راحتی فرایندهای دیگر را هم تحت کنترل خود در می آورد.

مدیریت ریسک فرایندی مستمر می باشد

همانطوری که بیان کردیم مدیریت ریسک یکی از مهمترین فرایندهایی می باشد که هر مدیری باید آن را در پروژه خود تقویت کند. یکی از نکاتی که در مورد این فرایند بسیار مهم است و باید به آن توجه داشته باشید این است که مدیریت کردن ریسک در تمامی طول عمر پروژه باید انجام گردد.

به طور مثال اگر یک پروژه عمر ۳ ماهه دارد باید ارزیابی مدیریت کردن ریسک آن در پایان ماه اول و دوم باشد، در هر یک از این مراحل باید تمامی ریسک هایی که در پروژه ممکن است به وجود آید را بررسی کنند و با مشخص کردن آنها، اقدام به کنترل نمودن آنها نمایند. 

مدیریت ریسک فرایندی مستمر می باشد

پس از اینکه مدیر به خوبی توانست مدیریت ریسک به وجود آمده را به دست بگیرد، باید ریسک هایی که احتمال رخ دادن آنها از دیگر ریسک ها بیشتر است را انتخاب کند. انتخاب کردن هر یک از این ریسک ها نیاز به تجربه و اطلاعات کافی در مورد پروژه دارد که مدیر به خوبی با آنها آشنایی دارد.

به طور معمول در اوایل کار پروژه ریسک های زیادی وجود دارد که هرچه آن پروژه به سمت جلوتر می رود به ریسک های شناخته شده نزدیک تر می شود. بر این باید مدیریت کردن ریسک از همان ابتدای شروع کار آغاز شود تا پروژه در تمامی مراحل با موفقیت سپری شود. 

پاسخ دادن به ریسک ها 

اکنون که به خوبی با مفهوم و عملکرد مدیریت ریسک آشنایی های لازم را به دست آورید. باید اطلاعات خود را در این زمینه که به ریسک ها چه پاسخی داده می شود را هم بیشتر کنید. به طور کلی به هر ریسکی که در پروژه به وجود می آید سه پاسخ مناسب داده می شود که آنها عبارتند از :

اجتناب

در این روش باید ریسک به وجود آمده را از بین ببریم، بر این اساس مدیر سعی می کند ریسک را از بین ببرد و به همین دلیل به دنبال تهدیدی می گردد تا علت آن ریسک را به طور کلی از بین ببرد. ریسک به وجود آمده هرچه که قوی و بزرگ باشد با این پاسخ به طور کلی از بین می رود. بیشتر مدیرانی که نمی خواهند با هیچ ریسکی مواجه شوند این پاسخ را به آن می دهند.

تعدیل

یکی دیگر از پاسخ هایی که به ریسک به وجود آمده در پروژه داده می شود تعدیل است. در این پاسخ مدیر از ارزش مالی پروژه خود کم می کند تا ریسک خطراتی را که برای پروژه امکان دارد پیش آید را کاهش دهد. بر این اساس در این روش مدیر برای این که ضررهای دیگر پروژه را از بین ببرد تا حدودی از ارزش های مالی که در پروژه وجود دارد منصرف می شود. 

پاسخ دادن به ریسک ها 

پذیرش

یکی دیگر از پاسخ هایی که به ریسک های موجود در پروژه داده می شود این است که ریسک های پروژه را می پذیرند و عواقب ناشی آن را به خوبی مورد بررسی قرار می دهند. بیشتر مدیرانی که این پاسخ را به ریسک های موجود در پروژه می دهند به دنبال توسعه بیشتر پروژه هستند و به همین دلیل ریسک موجود در پروژه را قبول می کنند.

چگونگی انجام

برای اینکه با چگونگی مدیریت ریسک آشنایی بیشتری داشته باشید باید در ابتدا تمامی منابعی را که در ریسک پروژه وجود دارد را مورد بررسی قرار دهیم.

منابعی که برای ریسک وجود دارند بسیار زیاد می باشند و به همین دلیل فرد مدیر به راحتی می تواند فهرست جامعی از آنها تهیه کند. این راهنما و فهرست جامع امکان دارد که بر اساس راهنمای ذهنی باشد که تیم پروژه با مراجعه به این فهرست می توانند بخش عمده ای از خطرات را شناسایی کنند.

  منابعی که در ریسک های پروژه وجود دارند بسیار متنوع می باشد و برخی از آنها مربوط به مدیریت پروژه می باشد که آنها عبارتند از :

  • مدیر ارشد امکان دارد به خوبی فعالیتی را که مربوط به پروژه باشد را به رسمیت نشناسد.
  • امکان دارد پروژه های زیادی در دست اقدام باشند که همگی آنها در یک زمان هستند.
  • تعهدات برنامه گاهی اوقات غیر ممکن می شود.
  •  ورودی هایی که در مرحله اجرا می باشد امکان دارد شروع به برنامه ریزی نکرده باشند. 
  • هیچ فردی مسئول کلی پروژه نمی باشد.
  •  زمانی که مدیر پروژه فرد توانایی نباشد و به خوبی با وظایف خود آشنایی نداشته باشد.

فرایند تجزیه و تحلیل

فرایندی که در تجزیه و تحلیل ریسک وجود دارد را فرایند حل مشکل هم می گویند. شما باید برای مدیریت ریسک باید به خوبی با فرایند تجزیه و تحلیل آن آشنایی داشته باشید که این فرایند عبارت می باشد از :

فرایند تجزیه و تحلیل مدیریت ریسک

شناسایی ریسک ها

در این مرحله باید به خوبی تمامی ریسک هایی که در پروژه وجود دارد را بررسی نمایید تا تیم پروژه خطراتی که در پروژه وجود دارد را شناسایی کنند. با استفاده از مدیریت کردن پروژه و ابزارهایی که در سنجش وجود دارد باید خطرات طبقه بندی شوند هر یک از این ریسک ها ویژگی های متنوعی دارند و برخی از آنها خطر بیشتری را برای پروژه به وجود می آورند، به همین دلیل باید خطراتی را که مهمتر هستند را در اولویت قرار دهید.

ارزیابی کردن ریسک

یکی از بهترین راه های مدیریت ریسک که سنتی می باشد این است که، بعد از شناسایی مشکل به سوی حل کردن آن می روند. ولی باید بدانید که پیش از حل مشکل باید علت به وجود آمدن آن را به خوبی متوجه شوید و به دنبال ریشه آن باشید.

در واقع باید از خودتان این سوال را که علت این ریسک چه می باشد و تاثیر آن بر پروژه چیست را مدام از خودتان بپرسید تا آن را به بهترین نحو ممکن حل کنید. 

پاسخگویی به ریسک

بعد از اینکه تمامی ریسک های موجود در پروژه به وسیله روش ها و فرایندهای مدیریت ریسک شناخته شد و آنها را ارزیابی کردید، بهتر است به دنبال بهترین پاسخ برای آنها باشید. همانطوری که در بالا بیان کردیم پاسخگویی به ریسک ها سه نوع می باشد که هر مدیری یکی از این روش ها را انتخاب می کند و بر اساس آن به ریسک موجود در پروژه پاسخ می دهد. 

فرایند تجزیه و تحلیل مدیریت ریسک

تدوین یک برنامه اضطراری 

زمانی که در پروژه یک ریسک جدی به وجود می آید مدیر باید به دنبال بهترین راه برای از بین بردن آن باشد، در واقع هر مدیری باید یک برنامه اضطراری را در ذهن خود داشته باشد تا در بهترین و مناسب ترین زمان از آن روش استفاده کند. 

اگر مدیریت ریسک به خوبی بتواند تمامی مشکلات و ریسک هایی که در پروژه وجود دارد را شناسایی کند، به راحتی می تواند فرایندهای دیگر پروژه را هم کنترل کند، ولی اگر مدیر توانایی مدیریت کردن ریسک را نداشته باشد نمی تواند فرایندهای دیگر را به خوبی کنترل کند.

در نتیجه باید بدانیم که هر فردی اگر پروژه ای در دست دارد باید به خوبی مدیریت ریسک آن پروژه را هم در دست بگیرد، و برای اینکه به بهترین نحو ممکن بتواند ریسک های موجود در پروژه را از بین ببرد، می تواند از تیم پروژه هم در این راستا کمک بگیرد و یکی از پاسخ هایی را که در بالا بیان کردیم را به ریسک های موجود در پروژه بدهد.